Leser fragen – die Redaktion antwortet Von Stefan Rullkötter

Ich werde dieses Jahr das Münchner Oktoberfest besuchen. Dort lade ich als Selbstständiger auch Geschäftspartner zum Essen in ein Festzelt ein, um eine Kooperation vertraglich zu besiegeln. Kann ich diese Ausgaben steuerlich absetzen?

Börse Online: Wer berufliches mit privatem Vergnügen verbindet und dabei Steuern sparen möchte, muss sich an die Spielregeln des Fiskus halten. Gesetzgeber und Finanzverwaltung machen klare Vorgaben, welche Ausgaben bei einem Oktoberfestbesuch abziehbar sind. 70 Prozent eines Geschäftsessens sind grundsätzlich als Betriebsausgabe oder Werbungskosten abzugsfähig.

Damit das Finanzamt die Ausgaben akzeptiert, ist ein korrekter Belegnachweis erforderlich. Dieser kann auf einem Vordruck erfolgen, der bereits auf der Rückseite der Gaststättenrechnung aufgedruckt ist. Dort befindet sich üblicherweise ein Feld, auf dem Selbstständige und Kleinunternehmer zunäscht den jeweiligen Anlass des Essens festhalten müssen. "Auf die Formulierung "Geschäftsessen auf dem Oktoberfest" sollten Selbstständige und Unternehmer besser verzichten, da Sachbearbeiter des Finanzamts dann sofort einen Riegel vorschieben könnten", warnt Paul-Alexander Thies vom Buchhaltungsportal Billomat.

Möglich ist der Nachweis auch auf einem gesonderten Dokument, das mit der Rechnung zusammengeführt wird - zum Beispiel durch Aneinanderheften. Wichtig sind die Standards auf der Rückseite des Bewirtungsbelegs. Zudem müssen sie präzise Aufzeichnungen - ob beispielsweise eine Vertragsbesprechung oder ein Neukundengespräch stattfand - über die Veranstaltung tätigen. Weiterhin sind dem Finanzamt die vollständigen Namen der Bewirteten und die Adressen aller anwesenden Geschäftspartner zu dokumentieren. Letztere Daten sind nur entbehrlich, wenn der Gesamtwert des Festmahls unter 250 Euro bleibt und somit für den Fiskus als "Kleinbetragsrechnung" gilt.

Notwendig ist zudem eine Auflistung über alles, was beim Oktoberfest-Treffen verzerrt wurde. "Sammelbezeichnungen, wie "Speisen und Getränke", akzeptiert das Finanzamt nicht", erklärt Steuerexperte Thies. Ebenfalls zu beachten: Hand geschriebene Quittungen sind ungültig.

Der letzte Schritt zum erfolgreichen Absetzen ist, die Rechnung mit dem Datum zu unterschreiben, an dem das Oktoberfest-Essen stattfand. Schießbudenbesuche und kleine Geschenke, etwa als Andenken an einen gelungenen Geschäftsabschluss, sind dagegen als steuerliche Abzugsposten tabu.